КАК УСПЕВАТЬ ДЕЛАТЬ ВАЖНОЕ? 7 советов по организации рабочего дня генерального менеджера отеля


Как генеральный менеджер отеля, я постоянно наразрыв - совещания, планерки, обходы территории и помещений, контроль сервиса, обсуждения с собственником, собрания, встречи с сотрудниками, переговоры с клиентами... Прибавьте сюда неизбежное - сотрудники-вампиры, отнимающие твое время, разбор запутанных ситуаций, проблемные гости и т.п. Времени на вдумчивую стратегическую работу не остается, а про личную жизнь можно и вовсе забыть. Вспоминается картинка, гулявшая в интернете, где на вопрос 'Ваш статус?' предлагаются варианты ответа: Женат / Замужем - Разведен - Холост - В отношениях... и последняя - В гостиничном бизнесе... Объективная реальность отельера? Нет!

Недавно для своей команды в Мона Бутик-Отеле мы заказали тренинг Глеба Архангельского по управлению временем. Кстати, если не читали книгу Глеба 'Тайм драйв', очень рекомендую. Так вот, погружение в эту проблему позволило мне лично внести серьезные изменения в планирование и организацию своего рабочего дня. Как результат, я разработал для себя свою собственную простую, но очень эффективную модель организации рабочего дня, которой хочу поделиться с вами.

Теперь каждый день, приходя на работу, я заполняю вот такую несложную форму - проект снимка предстоящего дня. Мой рабочий день начинается в 8-00 - 8-30. Я обязательно трачу минимум 15 минут в его начале не только на просмотр отчетов предыдущего дня, но и на планирование предстоящего.

1) Утренний Обход и Собрание. Каждое утро я делаю обход - это неизменное начало дня для меня. Занимает он не более 15-20 минут, но позволяет 'прочувствовать' отель, коротко поздороваться и пообщаться если не со всеми, то со многими коллегами, узнать новости, проблемы, своими глазами увидеть текущее положение дел и выявить расхождения, если они есть, поздороваться с гостями на завтраке. Многое из увиденного и услышанного становится предметом обсуждения на утреннем собрании.

Моя Лягушка Дня. При планировании дня я обязательно определяю т.н. 'лягушку'

дня - незначительное дело или действие, которое нужно сделать, потратив не более 15 минут, но которое, в случае своего невыполнения, будет тяготить меня в течение дня. Это может быть сложный разговор с сотрудником, звонок клиенту, ответ на претензию и т.п. Кстати, раньше подобные 'лягушки' накапливались у меня в достаточно большом количестве за несколько дней сразу. Если Вы будете каждое утро 'съедать' 'лягушку' дня, они не будут Вам мешать делать более важные дела.

2) На Контроле Сегодня. Каждое утро я определяю задачи, которые я должен проконтролировать. На собственном опыте я убедился, что если не котролировать поставленные задачи, они выполняться не будут. Когда я ставлю задачу кому-либо, я записываю дату ее контроля в Календаре Microsoft Outlook - так вот я

делаю короткие звонки сотрудникам с напоминанием о необходимости предоставить результат или кратко обсуждаю их во время утреннего обхода. Таким образом, важные задачи и договоренности перестали уходить в небытие или всплывать когда проблема дала о себе знать.

3) Три Результата Дня. Важный раздел, который позволяет мне определить

приоритеты дня. Приоритеты не в плане того, что я должен СДЕЛАТЬ, а в плане

того, что я должен ПОЛУЧИТЬ в качестве результата в конце дня. Раньше я мог быть загружен с утра до вечера, но перед уходом домой обнаруживал, что важные дела остались так и не выполнены. Сейчас приоритеты дня находятся всегда в фокусе и напоминают о том, что же на самом деле важно для меня сегодня.

4) Жесткие События. Дальше я описываю те дела и действия, которые должен совершить либо в силу операционной необходимости, либо для реализации Приоритетов Дня. Это дела, которые имеют четкую привязанность по времени,

которые я не могу сдвинуть или перенести. Это, как правило, встречи с клиентами, сотрудниками, собственником, совещания с департаментами, дегустации блюд и т.п. Сюда же я отношу стандартные действия, которые делаю неизменно каждый день - например, подписание документов в одно и тоже время, а также обходы отеля. Напротив каждой Жесткой Встречи я записываю примерный объем времени, который понадобится для нее. Для эффективности рабочего дня совокупное время Жестких Встреч не должно превышать 40% (не больше 4 часов)

Замечу, что в Жесткие События дня я также вношу события личного характера - например, тренировку или прогулку с детьми - это позволяет видеть общую картину дня и выделять время на личные цели. Все Жесткие События я обязательно дублирую в календаре Microsot Outlook. Скорее даже наоборот - я выписываю их оттуда в свою форму - календарь Outlook для меня по-прежнему основной инструмент планирования встреч.

5) Гибкие Задачи. Помимо привязанных ко времени событий всегда есть набор

пополняемых задач, которые не имеют срочности и могут быть встроены в рабочий день и выполняться по мере появления времени. Например, сюда могут относиться контроль над поручениями, чтение документов, проверка почты и т.п. Такие задачи я обычно пишу списком и вычеркиваю по мере реализации. Часто часть этих задач 'перекочевывают' в будущий день. Это не страшно - главное, чтобы и Жесткие События и Гибкие Задачи работали на достижение Приоритетов / Результатов Дня.

6) Заметки / Коментарии. Я не использую теперь ежедневник - все идеи, заметки и комментарии я запиываю в это поле в течение дня. В конце дня часть записей

переходят в гибкие задачи или жесткие события следующего дня. Для того, чтобы записывать коментарии, очевидно, что моя форма планирования должна быть со мной в течение дня - поэтому я всегда ношу ее с собой, прикрепленной к обычному планшету.

7) Окончание Дня - Вечерний Обход. Завершаю свой день я всегда обходом отеля для того, чтобы убедиться, что все идет по плану и увидеть вечерние смены сотрудников, если этого не получилось сделать в течение дня. Кроме того, во время завершающего обхода я контролирую 'реперные' точки вечернего отеля - заезд гостей, ужин в ресторане, вечерний сервис в номерах, подготовка залов к предстоящему дню.

В таком подходе есть и еще один плюс: исписанная вдоль и поперек форма доживает лишь до следующего утра и, будучи полностью отработанной, 'умирает' с появлением новой, куда могут перекочевать некоторые записи и комментарии предыдущего дня. Таким образом, у меня перестали накапливаться на рабочем столе заметки, а умные мысли и идеи теперь не теряются на полях многостраничных ежедневников.

Вот таким образом выглядит теперь мой рабочий день - он стал значительно более понятным и предсказуемым для меня. Я точно понимаю, что если я потратил немного времени на планирование и заполнил эту форму, я всегда нахожусь 'в теме', у меня все бизнес-процессы под контролем, я реализую свои приоритеты и двигаюсь вперед. Стал ли я при этом успевать ВСЕ? Конечно же нет...

ЗАТО Я НАЧАЛ УСПЕВАТЬ ДЕЛАТЬ ВАЖНОЕ!

#планирование

Избранное
Недавние
Поиск по тэгам
Тегов пока нет.
Следи за новостями
  • Wix Facebook page
  • Вконтакте App Icon
  • LinkedIn App Icon
  • YouTube Отражение