Исполнительность во многих бизнесах крайне низка. Задачи ставятся, но... не выполняются. Ниже я привожу правила и подходы, которые лично мне помогают в работе и которые мы даем в качестве стандарта на курсе HBA “Генеральный менеджер отеля”.
Давайте только сначала договоримся и согласимся, что -
Просроченная задача = деньги, потерянные компанией
Если в вашей компании есть работающая система контроля личных и делегированных задач, я вас поздравляю - у вас мощное конкурентное преимущество!
Т.к. процесс постановки и исполнения задач предполагает наличия того, кто ставит задачу (постановщика) и того, кто ее реализует (исполнителя), то правильнее сформулировать то, что должен делать каждый из них.
Как СТАВИТЬ задачу:
1. Максимально близко к формату SMART (не знаете - погуглите). Смысл в том, что эффективность задачи нулевая, если у нее нет времени исполнения, нельзя понять, достигнут результат или нет, ставятся нереальные параметры.
2. С исполнителем нужно подтвердить:
реалистичность срока,
наличие у него необходимых ресурсов,
отсутствие конфликта с прежде поставленными задачами.
3. Кстати, иногда лучше установить промежуточную точку контроля (т.н. redline), чтобы убедиться, что с задачей все ОК до того, как ‘все пропало’
4. Ставьте задачу строго в личном общении или по e-mail, не через третьих лиц!
5. Если в вашей компании допустима постановка задачи «через голову» непосредственного руководителя (это, кстати, нормально), обязательно уведомите его о поставленной его подчиненному задаче.
6. ВАЖНО!!! За задачу может отвечать один и только один человек! Да, у задачи могут быть привлеченные со-исполнители, но только один ответственный исполнитель. Всегда!
Как ПРИНИМАТЬ задачу:
1. Задачи, полученные в устной форме, в течение рабочего дня должны подтверждаться резюмирующим письмом: такая-то задача, такой-то срок
2. Если ваш руководитель не указал срок выполнения – предложите его самостоятельно.
3. Если вы не успеваете к запланированному сроку, обязательно сообщите об этом руководителю ровно в тот момент, как вы поняли, что не успеваете. Если у исполнителя появляются ‘творческие идеи’ относительно задачи, не ждать истечения срока, а информировать немедленно.
4. Делать промежуточный отчет по задаче или регулярным точкам контроля – обязанность исполнителя без напоминаний со стороны руководителя.
Как УПРАВЛЯТЬ полученными задачами:
1. Никаких бумажных ежедневников, стикеров и прочей устаревшей мути. Это не работает - у меня так. Только электронные носители.
2. Я предпочитаю Битрикс24 - там удобная система постановки задач, сразу падает в календарь, есть возможность ставить задачи по проектам и смотреть их в формате канбана или графиков Ганта, система напоминаний, уведомлений о просроченных задачах и проч. Можно использовать старый добрый Outlook, современные мобильные приложения - вариантов сейчас много. Главное, чтобы у вас все синхронизировалось на всех устройствах, и команда работала в одном пространстве
3. В пятницу вечером или в понедельник утром планируете новую неделю, исходя из предстоящих событий и контрольных точек.
ЧТО ДЕЛАТЬ с теми, кто задачи не исполняет?
Лично мне подходит принцип Учить - Лечить - Мочить. Как это работает:
1. Задача не выполнена сотрудником впервые и он не попросил о переносе и не предупредил о ресурсных проблемах - Просто делаем замечание и просим такого больше не повторять. Больше ничего.
2. Задача не выполнена повторно - разбираемся в причинах произошедшего, выясняем мотивы поведения сотрудника, вместе ищем решение.
3. Задача не выполнена в третий раз - давай, до свидания.
Жестко? Совсем нет, потому что - смотрите в начале поста:
Забытая задача = деньги, потерянные компанией
Просроченная задача = деньги, потерянные компанией
Вам это сейчас надо?
Набор в новую группу курса “Генеральный менеджер отеля”, старт 16.09.2021 - https://bit.ly/38e3fND
Автор статьи – Алексей Волов, к.э.н., основатель Hotel Business Academy
